Charte éthique et code de conduite

[QSBAIL.FR]

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Message du président de QSBAIL

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"Le Groupe QSBAIL a pour ambition d’être une société exemplaire en matière d’Éthique. QSBAIL s’engage donc à se développer en respectant sa Charte Éthique et ce Code de Conduite.

L’intégrité de chacun est essentielle pour garantir un comportement collectif exemplaire. L’intégrité passe par le rejet de la corruption sous toutes ses formes, l’évitement de tout conflit d’intérêts, le partage des valeurs et principes fondateurs de QSBAIL et le respect des lois et règlements des pays dans lesquels nous travaillons. L’objectif de notre Code de Conduite est de proposer un cadre de réflexion et des conseils à chacun. Il doit nourrir la réflexion personnelle pour que chacun puisse adopter une conduite exemplaire et intègre."

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CHARTE ÉTHIQUE

Notre ambition est d’être une société exemplaire en matière d’Éthique. QSBAIL

s’engage donc à se développer en respectant des Valeurs et Principes Éthiques.

En particulier, QSBAIL est responsable envers :

• Ses clients, en s’engageant à fournir des services de qualité, en stricte conformité avec les normes du métier
• Ses employés, en étant attentif à la sécurité de chacun, au respect mutuel, à l’égalité, à la diversité des talents et au développement personnel
• Ses fournisseurs et partenaires, en établissant une relation contractuelle durable grâce à des contrats équitables
• Les cultures locales et l’environnement, en les respectant et les protégeant

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QSBAIL attend que chacun respecte les Valeurs et Principes Éthiques décrits dans son Code de Conduite, en accord avec les législations et réglementations locales.

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QSBAIL respecte :

• Les principes de la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme de 1948
• Les principes de l’Organisation Internationale du Travail
• Les principes du Pacte Mondial des Nations Unies
• La Loi Sapin

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En cas de divergence entre les exigences légales et notre Code de Conduite, nous appliquons systématiquement la norme la plus exigeante. Notre réputation repose sur le respect de ces Valeurs et Principes Éthiques. QSBAIL compte sur l’exemplarité de chacun.

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1. NOTRE POLITIQUE GENERALE

Le Code de Conduite s’applique à tous les salariés de QSBAIL. Elle s’applique également aux intervenants qui pourraient intervenir pour le compte de QSBAIL. Le Code de Conduite est disponible sur le site internet https://www.qsbail.fr/

Le Code de Conduite ne remplace pas les politiques existantes et vous devez continuer à vous référer à l’ensemble des règles et normes de votre lieu de travail. QSBAIL reconnaît que le Code de Conduite n’est pas exhaustif et que son contenu pourra être amené à évoluer. QSBAIL se réserve la possibilité de modifier la Charte Éthique à tout moment, sans délai de prévenance.

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Nous prônons la tolérance zéro en ce qui concerne la fraude sous toutes ses formes et tout particulièrement la corruption, le trafic d’influence ou encore les manquements au droit de la concurrence. Le Groupe ne tolère aucune forme de corruption ou de trafic d’influence, qui peuvent se définir comme suit :

• Promettre ou octroyer un paiement ou un avantage quelconque à un agent public, à une personne privée ou à une société, directement ou indirectement (par le biais d’un tiers ou d’un intermédiaire), alors que cela est illégal, dans le but :
• - qu’il/elle accomplisse, s’abstienne d’accomplir, facilite, retarde ou
• accélère un acte relevant de ses fonctions, ou ;
• - qu’il/elle abuse de son influence pour obtenir une décision favorable ou un avantage quelconque de la part d’une autorité publique.
• Solliciter, accepter ou recevoir un paiement ou un avantage quelconque dans le but d’accomplir, de ne pas accomplir, de faciliter, retarder ou accélérer un acte relevant de ses fonctions.

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La corruption et le trafic d’influence, comme les infractions au droit de la concurrence, exposent les personnes qui s’y livrent et l’entreprise à de lourdes sanctions disciplinaires, civiles et pénales, et, selon les modalités des lois applicables en la matière, quel que soit le pays dans lequel les agissements frauduleux se sont déroulés.

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ATTENTION :

Ne pas suivre les règles de cette politique peut avoir pour conséquence une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement ; ainsi que des sanctions civiles et pénales. QSBAIL s’engage à protéger les lanceurs d’alerte pendant toute la durée de l’enquête. Le Code de conduite précise les principes de vie collective et individuelle pour les collaborateurs au sein du Groupe. Nous sommes convaincus que notre développement est indissociable de la confiance et du respect entre l’entreprise et ses collaborateurs ainsi qu’entre collaborateurs. Chaque collaborateur doit veiller au respect du Code de conduite dans ses activités quotidiennes.

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Nos valeurs s’incarnent également dans les relations que nous avons avec les clients, les collaborateurs, fournisseurs et partenaires. Le Code de conduite détaille ainsi les Valeurs et Principes de QSBAIL à leur égard.

2. A QUI S’APPLIQUE LE CODE DE CONDUITE ?

Le Code de Conduite s’applique à tous les salariés de QSBAIL et ses filiales dans le monde. Elle s’applique également à tous les intervenants qui pourraient agir pour le compte de QSBAIL.

3. QU’EST-CE QUE LA CORRUPTION ?

3.1. Définition de la corruption

Le Groupe ne tolère aucune forme de corruption ou de trafic d’influence, qui peuvent se définir comme suit :

• - Promettre ou octroyer un paiement ou un avantage quelconque à un agent public, à une personne privée ou à une société, directement ou indirectement (par le biais d’un tiers ou d’un intermédiaire), alors que cela est illégal, dans le but :
• - qu’il/elle accomplisse, s’abstienne d’accomplir, facilite, retarde ou
• accélère un acte relevant de ses fonctions ou ;
• - qu’il/elle abuse de son influence pour obtenir une décision favorable ou
• un avantage quelconque de la part d’une autorité publique.
• - Solliciter, accepter ou recevoir un paiement ou un avantage quelconque dans le but d’accomplir, de ne pas accomplir, de faciliter, retarder ou accélérer un acte relevant de ses fonctions.

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La corruption peut prendre plusieurs formes. Voici quelques exemples :

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• La simple présomption d’avoir pu envisager d’influencer une personne est suffisante pour déclencher une plainte pour corruption.
• La tentative de corrompre une personne est inacceptable et illégale même si le cadeau n’a pas été accepté ou si il n’a pas permis d’atteindre le but espéré.
• Une simple présomption peut suffire à entacher la réputation de QSBAIL sans compter les dépenses démesurées nécessaires pour assurer notre défense.
• Par ailleurs, vous ne devez pas “faire l’autruche” devant un cas de corruption. Par exemple, si vous pensez qu’un paiement est inapproprié ou a risque de l’être, vous ne devez pas autoriser le paiement. Vous ne pouvez pas non plus ignorer les faits ; vous devez agir de bonne foi et mener des vérifications raisonnables pour ne pas être accusé de les avoir délibérément ignorés.
• S’il y a un doute, vous devez mener un audit raisonnable avant d’approuver une transaction jusqu’à ce que vos doutes se soient dissipés et ce, afin de vérifier que l’on ne vous utilise pas dans le cadre d’une tentative de corruption.
• Offrir à un agent public, à une personne de son entourage, ou à une personne prétendant avoir de l’influence auprès de celui-ci, un paiement ou tout avantage de valeur (cadeaux, voyages, invitations …) en contrepartie de la délivrance d’une autorisation administrative attendue pour lancer un projet ;
• Recevoir d’un fournisseur, candidat à un appel d’offre, un cadeau ou une invitation de valeur, de nature à influencer son jugement, durant la procédure de sélection ;
• Engager une personne habilitée à représenter QSBAIL sans avoir préalablement : évalué les risques de cette relation, bien défini et encadré sa mission.
• Ceci afin d’éviter par exemple que ce représentant ne se livre à l’usage indu de son influence ou qu’il ne promette ou n’offre des avantages de tout genre à des agents publics dans le but d’obtenir une contrepartie de la part de ces derniers.

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3.2. Exemples

3.2.1. Offrir un cadeau assimilable à de la corruption à un client

INTERDIT : Offrir à un prospect et/ou un client des billets pour un évènement sportif conditionnés à la signature future d’un contrat. Ceci est une violation de notre Code de Conduite et une violation des lois anti- corruption. Vous offrez un cadeau en échange d’un avantage contractuel. Cela peut également être offensant pour le client.

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ACCEPTABLE : QSBAIL invite le Directeur Général d’une entreprise privée cliente à un meeting aérien annuel et propose de prendre en charge la chambre d’hôtel et les repas.

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Ceci ne constitue pas une violation du Code de Conduite tant que la relation client est établie depuis longtemps, qu’il n’y a pas de renouvellement ou renégociation en

cours et que le meeting aérien permet au client de mieux comprendre le métier de QSBAIL. Bien entendu la prise en charge de la chambre d’hôtel et des repas doit être fait dans une limite raisonnable, documentée et en ayant obtenu les autorisations nécessaires. Il conviendra néanmoins de vérifier les lois anti-corruption en vigueur localement au moment de l’évènement.

3.2.2. La corruption d’un agent public

INTERDIT : Vous organisez avec un intermédiaire la rémunération en espèce ou en nature d’un agent public dans le but de gagner un appel d’offre public. La corruption est caractérisée dès que l’offre est présentée à l’agent public puisqu’elle a pour but d’obtenir un marché.

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ACCEPTABLE : Vous envoyez au nom de QSBAIL une boîte de chocolats à tous vos clients, y compris à votre contact client d’une entreprise publique, pour la période des fêtes de fin d’année.

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Tant que vous êtes en conformité avec la section 5.2 de ce document, cela ne constitue pas à priori une violation du Code de Conduite. Un cadeau nominatif adressé pour la période des fêtes dans la limite d’un budget raisonnable est acceptable. Il conviendra néanmoins de vérifier les lois anti-corruption en vigueur localement au moment de l’évènement.

3.2.3. Offrir un cadeau assimilable à de la corruption à un fournisseur

INTERDIT : Un fournisseur propose un emploi à votre neveu et vous comprenez qu’il attend en retour le renouvellement de son contrat de sous- traitance. Ceci est une violation de notre Code de Conduite et une violation des lois anti- corruption. Vous tirez un avantage personnel de cette relation professionnelle.

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ACCEPTABLE : Un bailleur invite des membres de l’équipe QSBAIL à un dîner de closing en lien avec une récente opération.

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Participer à ce dîner ne constitue pas une violation du Code de Conduite tant que les dépenses sont raisonnables et proportionnées. L’objectif de ce dîner est de célébrer la fin d’un projet.

4. DEFINITION D’UN AGENT PUBLIC

Dans le Code de Conduite, la définition d’un agent public comprend notamment :

• Tout officiel ou employé ou représentant de l’État ;
• Tout membre d’un parti politique, les représentants officiels d’un parti politique ou les candidats à un poste officiel ;
• Tout directeur et employé d’une entreprise publique ou contrôlée par l’État y compris les fonds souverains, les associations à but non lucratif ;
• Tout officiel ou employé d’une organisation internationale (par exemple : les Nations Unies, le Comité Olympique International, la Croix Rouge Internationale, la Banque Mondiale, …) ;
• Toute personne pouvant être considérée comme un représentant de l’État selon les lois anti-corruption ou toute autre loi applicable ;
• Toute personne agissant comme intermédiaire ou au nom de l’État ou d’une structure publique ;
• Toute personne liée à un représentant de l’État (par exemple : parent, conjoint, enfant, …).

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5. QUELLES SONT LES ZONES DE RISQUE CHEZ QSBAIL?

Tous les ans, l’entreprise QSBAIL réalisera une cartographie des risques et une évaluation permettant de déterminer les zones de risque :

5.1. Transactions ou demandes inhabituelles – les “Red Flags”

La liste ci-dessous est illustrative et ne prétend pas à l’exhaustivité. Elle a été établie à titre d’exemple.

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Si vous rencontrez une de ces situations ou “Red Flags” dans le cadre de votre travail, vous devez les reporter rapidement conformément à la section 8 du Code de Conduite :

• Paiements réalisés dans un pays réputé pour être sur la liste noire ;
• Paiements réalisés en dehors des livres de paiements à un tiers pour des raisons non explicables ;
• Tiers faisant des demandes inhabituelles (antidater ou modifier une facture, règlement par des moyens non usuels, intervention subite d’un intermédiaire) ;
• Tiers demandant un paiement au porteur ou en liquide ou par tout autre moyen anonyme ;
• Tiers travaillant sans aucun lien contractuel avec QSBAIL ou qui refuse de révéler son identité ;
• Tiers demandant des commissions plus importantes que les autres fournisseurs ;
• Tiers dont la famille ou l’entreprise à une réputation douteuse avérée ;
• Tiers imposé par le représentant officiel ;
• Fausses saisies en comptabilité ou documentation incomplète lors du paiement ;
• Demande d’embauche de relations proches du représentant officiel ;
• Achat ou location de locaux ou propriétés appartenant à des représentants officiels ou à leurs proches ;
• Financement d’une organisation caritative dirigée par des représentants officiels ;
• Demande de rétro-commission ou de baisse de prix non prévue au contrat.

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5.2. Voyages, divertissements et cadeaux

Les voyages, divertissements et cadeaux sont souvent offerts, mais ils peuvent être considérés comme une forme de corruption dans certaines circonstances notamment

s’ils ne sont pas raisonnables ou proportionnés. Ce qui est considéré comme normal dans un pays ne l’est pas nécessaire dans un autre.

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Avant l’acception ou la proposition de voyages, divertissements et cadeaux, il est de votre responsabilité de vérifier si cela est conforme aux lois et règlements locaux.

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Voici quelques règles de bon sens :

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• Voyage et frais de séjour : aucun frais de voyage ou frais de séjour payé par l’entreprise, proposé à un tiers ou organisé par un tiers, n’est autorisé sans l’accord formel et préalable du Directeur Général. Par défaut, les voyages et séjours de représentants officiels ou agents publics ne sont pas autorisés.
• Repas : les déjeuners ou dîners peuvent être offerts à des tiers dans le cadre d’évènements comme des conférences ou des réunions de travail, à partir du moment où (i) ils sont organisés pour faire la promotion des produits ou services de l’entreprise, (ii) les participants représentant QSBAIL sont des salariés de l’entreprise, (iii) ils sont organisés dans l’esprit de ce Code de Conduite, (iv) ils ne sont pas organisés dans le but d’obtenir un avantage particulier.
• Divertissements : des divertissements peuvent être proposés à des tiers dans le cadre d’évènements comme des conférences ou des réunions de travail, à partir du moment où (i) ils sont organisés pour faire la promotion des produits ou services de l’entreprise, (ii) les participants représentant QSBAIL sont des salariés de l’entreprise, (iii) ils sont organisés dans l’esprit de ce Code de Conduite, (iv) ils ne sont pas organisés dans le but d’obtenir un avantage particulier.
• Cadeaux : les cadeaux à des représentants officiels ou des agents publics sont interdits par défaut. Des objets promotionnels portant le logo de QSBAIL peuvent déroger à la règle à partir du moment où leur valeur est raisonnable.
• Aucun voyage, divertissement ou cadeau n’est autorisé pendant une négociation en cours ou tant qu’une décision n’est pas rendue.
• Dans tous les cas, toute dépense doit être :
• - objectivement raisonnable en valeur ;
• - directement liée à la promotion des produits ou services de QSBAIL ;
• - faite en présence d’employés de QSBAIL ;
• - limitée aux personnes qui gèrent la relation client (à ce titre, faire profiter des membres de la famille ou des amis d’un client n’est pas autorisé) ;
• - conforme à l’esprit de ce Code de Conduite ;
• - de nature à ne pouvoir être considérée comme une tentative de corruption.

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5.3. Représentants et tiers

Les problèmes de corruption concernent souvent des tierces parties, dont des intermédiaires locaux ou étrangers. Ces intermédiaires ou représentants doivent se conformer à ce Code de Conduite sans réserves lorsqu’ils travaillent pour QSBAIL. Ignorer les « Red Flags » ou ignorer une situation non conforme ne protège pas QSBAIL et ne vous protège pas contre une potentielle poursuite pénale. Autoriser un intermédiaire ou un représentant à faire ce que vous ne pouvez pas faire revient à violer les principes mêmes de ce Code de Conduite.

5.3.1. Due Diligence

Avant de recommander à QSBAIL de signer un contrat avec un intermédiaire ou un représentant, vous devez réaliser des recherches sur son parcours professionnel, ses références, sa réputation et ses compétences. Le but de ces recherches est de vous assurer qu’il n’existe pas de risques.

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Avant d’embaucher un intermédiaire ou un représentant, vous devez vous demander :

- si ses compétences sont vraiment nécessaires ?

- quelles sont ses références ?

- y a-t-il eu des « Red Flags » ?

5.3.2. Rémunération des intermédiaires et représentants

La rémunération des intermédiaires et représentants doit être raisonnable et proportionnée à la mission qu’ils entreprennent. Les contrats de service doivent prévoir une rémunération fixe pour les tâches spécifiques et doivent éviter un système d’honoraires. Les paiements des intermédiaires et représentants doivent être réalisés conformément aux termes du contrat.

6. FACILITES DE PAIEMENT

Dans certains pays, les pratiques locales peuvent prévoir des facilités de paiement à des représentants officiels ou des agents publics. Par exemple : protection policière, obtention de VISA, etc. Par défaut, ces facilités de paiement ne sont pas autorisées chez QSBAIL. Si les lois ou règlements locaux l’autorisent, vous devez obtenir l’accord de votre Directeur Général avant d’envisager de tels paiements.

7. DONS

QSBAIL ne contribue pas au financement de partis politiques, ni à aucune de leurs actions. QSBAIL ne participe pas à des œuvres de bienfaisance sauf dans des circonstances particulières. Toute participation à des œuvres de bienfaisance doit faire l’objet d’une étude de dossier documentée déposée auprès de la Direction Générale. Les employés de QSBAIL peuvent bien entendu participer à des actions politiques ou à des œuvres de bienfaisance en leur nom propre et dans le respect des lois et règlements.

8. VOS RESPONSABILITES

Si vous avez connaissance d’une situation non conforme à ce Code de Conduite et notamment d’un acte de corruption, il est de votre devoir d’en informer immédiatement le Comité d’Éthique.

QSBAIL interdit formellement toute mesure à l’encontre d’un lanceur d’alerte qui de bonne foi aura contribué à résoudre un problème d’éthique. Les lanceurs d’alerte sont donc protégés et reçoivent la garantie que l’enquête menée par le Comité d’Éthique protégera leurs identités, sauf dans les cas de diffamation ou dénonciation calomnieuse. Si vous avez des questions concernant notre Charte Éthique ou notre Code de Conduite veuillez contacter La direction de QSBAIL à l’adresse : contact@qsbail.com

COMMENT SAVOIR SI UNE SITUATION POSE UN PROBLÈME D’ÉTHIQUE ?

Face à une interrogation concernant le respect du Code de Conduite, posez-vous tout d’abord les questions suivantes :

• Cette action/décision est-elle légale ?
• Est-elle dénuée de tout intérêt personnel ?
• Quel effet aurait-elle si elle était mentionnée dans un article de presse ?
• Comment serait-elle perçue dans cinq ans ?
• A-t-elle un impact négatif sur les parties prenantes ?

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Tout manquement à ce Code de Conduite pourra conduire QSBAIL à prendre des sanctions pouvant aller jusqu’au licenciement et ce indépendamment de potentielles poursuites pénales.

9. CHARTE DES BONNES PRATIQUES DES SALARIES ET DES INTERVENANTS

Dans tous les secteurs où elle est présente, l’entreprise QSBAIL, spécialiste de la prestation auprès des bailleurs sociaux, a pour objectif de développer avec ses interlocuteurs des relations de long terme et de qualité, fondées sur le professionnalisme, la responsabilité et l’intégrité. L’intégrité de chacun des collaborateurs est essentielle pour garantir un comportement collectif exemplaire. L’intégrité vis-à-vis de l’entreprise et dans nos relations d’affaires passe par le rejet de la corruption sous toutes ses formes, l’évitement des conflits d’intérêts et le respect des lois et règlements des pays dans lesquels nous travaillons.

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Chaque salarié et intervenant QSBAIL s’engage au quotidien à respecter les bonnes pratiques métier suivantes :

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1. Il prend connaissance des engagements de QSBAIL basés sur les besoins exprimés par le client :

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• Contenu de la prestation : procédure standard ou spécifique ; prestation accréditée ou traçable ; documents associés.
• Lieu de la prestation.
• Durée d’immobilisation.

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2. Il s’assure de détenir les qualifications requises (sous-famille concernée et niveau de qualification associé).

3. Il sélectionne la procédure adéquate (y compris logiciels techniques) ou à défaut il la créée selon les directives de la Direction Technique (cf. Maîtrise des processus et instruments de mesure - Règles et modalités S04/P01) en identifiant les étalons nécessaires.

4. Il identifie les étalons et autres moyens nécessaires et disponibles prévus par la procédure et s’assure de la validité de leur confirmation métrologique (date + condition d’usage), à défaut et lorsque c’est possible, il fait établir les dérogations nécessaires.

5. Il réalise la prestation dans le respect des procédures générales :

• Préparation des moyens ;
• Réalisation et exploitation des mesures.

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6. Il clôture l’intervention avec :

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10. ENREGISTREMENT

Vous devez déclarer et garder une trace écrite de tout avantage ou cadeau reçu ou offert. Vous devez vous assurer que toutes les dépenses liées à des voyages, séjours, divertissements et impliquant une tierce partie sont autorisées en toute transparence. Aucune dépense ne doit être tenue en dehors de la comptabilité de l’entreprise. Les registres et dossiers doivent être conservés pendant au moins 5 ans, ou plus si la législation locale le nécessite.

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Nicolas FAIVRE

Président de QSBAIL

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